Les 5 étapes d’accompagnement

5 ÉTAPES POUR AIDER LES ORGANISATEURS

ETAPE #1

Analyse, optimisation des ressources et planification

ETAPE #2

Appel à bénévoles et pré-affectation

ETAPE #3

Préparation et communication avant manifestation

ETAPE #4

Jour J - Encadrement sur site

ETAPE #5

Bilan et héritage

ETAPE #1

ANALYSE, OPTIMISATION DES RESSOURCES ET PLANIFICATION

En collaboration étroite avec l’organisateur, nous créons les conditions de réussite du programme bénévole tout en élaborant une stratégie d’appel à bénévoles la plus adaptée au contexte et à l’équipe en place

Plus précisément, il s’agit d’étudier les besoins de la manifestation en matière de ressources humaines et d’optimiser son fonctionnement afin d’engager rapidement une communauté de bénévoles pour les éditions suivantes, ou à minima, de créer une expérience la plus agréable possible pour tous.

Nota Bene : Lors de cette étape nous aidons l’organisateur à gagner du temps sur son appel à bénévole et à sa planification générale , comme par exemple le choix du logiciel de gestion, le planning de communication, les outils et actions à prévoir en amont de la manifestation, etc.

Quentin, Tom PAGANI et Romain HOUZE - Extrasport

• Identification et affectation du nombre de bénévoles en fonction du contenu événementiel et des autres secteurs de l’organisation
• Préconisation d’adaptation du conducteur de l’événement pour optimiser des ressources et renforcer la qualité de l’expérience bénévoles
• Estimation des ressources et orientation vers un logiciel de gestion de bénévoles / accompagnement dans le choix du prestataire
• Définition du programme des bénévoles en amont du recrutement (Conditions d’accueil, définition de l’espace bénévole, organisation en multi-site, soirée…)
• Co-conception du plan de communication et du planning éditorial

Le travail en amont dépend du nombres de bénévoles mobilisés et de leurs missions. Par exemple, cette étape s’effectue en général à minima 3 mois avant l’événement pour une équipe de bénévole inférieure à 70 personnes.
Dans l’autre extrémité, un événement comme les JO débutent cette étape à minima 5 ans avant (près de 40 000 volontaires tout de même).
Plus raisonnablement, les grands événement français à ce jour comptent entre 250 et 1000 bénévoles. Pour ceux-là, nous avons l’habitude de débuter le travail entre 12 et 18 mois avant leur déroulement.
Cela permet de garantir la qualité du rendu final.

Dans tous les cas, nous recommandons toujours de commencer cette étape le plus tôt possible, c’est-à-dire au moins 1 an avant pour des équipes inférieures à 50 bénévoles.

ETAPE #2

APPEL A BÉNÉVOLES ET PRE-AFFECTATION

L'équipe de bénévole lors de l'événement "Sentez-vous sport" organisé par la métropole de Lyon

Nous gérons entièrement l’appel à bénévoles et la communication avec chacun d’entre eux pour constituer l’équipe la plus adaptée à l’événement.

Nous diminuons de 90% le temps passé par l’organisateur pour mobiliser les bénévoles.

L’appel à bénévole se veut stratégique. C’est pourquoi cette étape doit-être élaboré avec justesse. 

• Mobilisation des réseaux – Appels à bénévoles ciblés et mesurés en fonction des paramètres et des images véhiculées par la manifestation
• Configuration et personnalisation du logiciel de gestion d’événement
• Rencontres de groupes et de têtes des réseaux, animations de réunions d’informations
• Etude des engagements, confirmations, pré-affectations ou liste d’attente
• Animation de la communauté engagée ou en cours afin de conserver sa motivation et d’en conserver le taux de défection.

En fonction du nombre de bénévoles à mobiliser : 

Pour les équipes < 50 bénévoles : J-60
Entre 50 et 150 bénévoles : J-120
Entre 150 et 400 : J-210
> 400 bénévoles : J-300

Il n’est pas forcément nécessaire d’ouvrir le formulaire de candidature (ou d’inscription) trop tôt.

Plus la période est longue, plus le taux de défection augmente (incident de la vie, incertitudes, etc.). A l’inverse, mieux vaut élaborer une stratégie de communication plus pertinente.

ETAPE #3

PRÉPARATION ET COMMUNICATION AVANT MANIFESTATION

En relation avec chaque responsable de secteur, nous rassemblons les informations nécessaires aux bénévoles et gérons les paramètres réglementaires quand cela est nécessaire (fédéraux le plus souvent).

Nous établissons les documents nécessaire (généraux et individuels) et nous assurons que chacun possède les connaissances nécessaires à son engagement avant la manifestation (formation, point de RV, etc.)

Cette étape conditionne fortement la motivation et l’engagement du bénévole. Si l’informer et prendre de ses nouvelles peut sembler chronophage et peut être futile, nous avons constaté que ce travail était finalement déterminant pour la qualité du « rendu » lors de la manifestation.

En effet, une équipe possédant déjà les bonnes informations devient rapidement une équipe opérationnelle, grâce au contact préalable effectué avec son référent.   Les études démontrent que la communication et les échanges réguliers permettent de s’assurer du niveau de motivation de bénévole tout en lui permettant d’exercer dans les meilleurs conditions possibles sa mission. 

Cette étape facilite le succès de l’étape 4.

Nadège, Babel et Jean-Luc avec l'équipe d'AREMACS lors de la Braderie de la Croix Rousse 2019

• Communication « d’entretien » quotidienne & rappels / gestion des aléas (annulation et modification)
• Organisation des formations et temps d’information, de rencontres et de convivialité
• Formalisation des fiches de missions
• Formalisation du guide du bénévole
• Accompagnement à la gestion des règles de l’organisation et de l’encadrement pré-manifestation

Idem étape 2, cela s’effectue en parallèle.

En fonction du nombre de bénévoles à mobiliser :

Pour les équipes < 50 bénévoles : J-60
Entre 50 et 150 bénévoles : J-120 
Entre 150 et 400 : J-210
> 400 bénévoles : J-300

Cette phase est d’autant plus importante pour les événements à la journée ou sur 2 jours car le temps de formation et d’information sur place est très réduit. Tout ce qui peut être transmis en amont facilite la mise en route de l’équipe.

ETAPE #4

JOUR J - ENCADREMENT SUR SITE

Discours de Thomas Voeckler devant les bénévoles de l'Amicale avant la Cyclo Thomas Voeckler 2019

L’Amicale prépare l’arrivée sur site et nous encadrons l’ensemble des bénévoles tout au long de la manifestation, de la réunion d’accueil (kick-off) jusqu’à la désinstallation.

Tout le travail des étapes précédentes se concrétise lors du premier accueil des bénévoles. Nous adorons ce moment car il offre un temps de partage avec les bénévoles avant le briefing collectif

C’est là que se tissent les premiers liens entre des personnes qui ne se connaissent pas. Le concept de « bien vivre ensemble » fait partie des valeurs fondatrices de l’Amicale des Bénévoles qui y attachent une grande importance à l’inclusion.

La mission exercée par le bénévole est capitale pour la réussite de la manifestation. Le rôle de l’Amicale est de lui apporter toutes les conditions pour y arriver : informations, écoute, adaptation, disponibilité et… animations.

Durant l’événement, le « hors mission » est créateur de lien social et permet également de renforcer le sens de son propre engagement.

Tout cela constitue l’EXPERIENCE BENEVOLE.

• Animation de la réunion d’accueil (briefing et état d’esprit)
• Gestion des dotations
• Gestion des aléas personnels, adaptation des missions
• Suivi permanent des bénévoles
• Gestion de l’animation et des temps de hors mission

Il est également possible d’aider l’organisateur via des services en interne :

• Location de matériel (gilets jaunes, PK10…)
• Réalisation d’un reportage photo et/ou vidéo de l’expérience bénévole 

JOUR J et suivants

La qualité de l’expérience bénévole détermine souvent l’intensité de l’engagement mais aussi le taux de fidélité pour l’édition suivante. C’est durant l’évènement que se fidélise une équipe fidèle pour les éditions futures et nous recommandons à l’organisateur de réserver un budget conséquent à l’expérience bénévole. 

ETAPE #5

BILAN ET HÉRITAGE

L’Amicale établit le bilan qualitatif et quantitatif de l’expérience bénévole remercie les bénévoles mobilisés.

L’Amicale se réinvente à la fin de chaque édition grâce aux retours d’expérience des bénévoles permettant d’améliorer les futures éditions

· Remerciements
· Bilan et débriefing
· Gestion des demandes post événement
· Anticipation des éditions futures

De J+1 à J+45, tout dépend du nombre de bénévoles mobilisés.

La reconnaissance de l’engagement bénévole fait partie de ce que l’Amicale appelle la « rémunération sociale ». Dire merci et expliquer en quoi leur engagement a contribué à la réalisation de la manifestation peut sembler évident. Néanmoins certains codes sont à respecter…

☀ QUELQUES CONSEILS POUR GARANTIR LA REUSSITE DE L'EXPERIENCE BENEVOLE

L’engagement bénévole est un acte volontaire, qui prend naissance dans la motivation personnelle de l’individu à venir s’engager pour un projet, une mission.

Par conséquent, le sens du projet, les valeurs, le contexte et les conditions de mission doivent être pris en considération afin d’accueillir de manière respectueuse et bienveillante ces démarches individuelles.
 
Ces conditions de réussite doivent être respectées tout au long du processus, de l’étude du besoin à l’encadrement le jour J.

Si l’origine des bénévoles peut venir de différents réseaux ou structures, il est capital que l’ensemble des bénévoles soient encadrés par une seule personne identifiée lors de l’événement.

Une étude démontre que la majorité des conflits proviennent d’un manque de communication ou d’une communication contradictoire.

Le nombre d’événements augmente chaque année et proportionnellement, les besoins en bénévoles également. A terme, seuls les organisateurs proposant une expérience bénévole de qualité se démarqueront.

De plus, l’Amicale des bénévoles est garant de la qualité de l’expérience qu’ils vont vivre. Nous considérons que seule cette démarche permettra de créer et d’animer une communauté de bénévoles fidèle et régulier. 

Pour aller plus loin : Notre avis sur la démarche de labellisation Label Qualité Bénévole (lien page Présentation du Label)

Pas de bénévole, pas d’événement.

Bien que l’engagement bénévole repose sur le don de soi, il est capital de bien accueillir les bénévoles. Cela ne signifie pas les arroser de dotation textile et de cadeaux, mais de les accueillir dans de bonnes conditions. C’est parfois même une question de sécurité.
Même minime, les efforts faits par l’organisateur conditionne la fidélité des bénévoles.

Pour aller plus loin : voir FAQ Quels coûts dois-je prévoir?

🤝 COLLABORER AVEC L'AMICALE DES BÉNÉVOLES

Chaque étape est dissociée.

En fonction de ses besoins, l’organisateur peut mobiliser tout ou partie des étapes ci-dessus.

Quel montant prévoir?

Evidemment, cela est très variable selon les événements.

Les prestations de l’Amicale des Bénévoles comprennent toutes les actions listées dans les étapes.
Pour une approche budgétaire plus fine, nous contacter en direct.

A cela l’organisateur devra prévoir d’autres postes (recommandés par l’Amicale) :

  • La restauration des bénévoles 
  • Le matériel nécessaire aux activités confié aux bénévoles
  • L’animation et les activités hors mission (sur des événements de plusieurs jours)
  • Défraiement des bénévoles (recommandé pendant l’événement mais pas obligatoire): au lieu de louer des véhicules il est parfois plus avantageux et flexibles d’utiliser les véhicules des bénévoles
  • Dotation (recommandé pendant l’événement mais pas obligatoire) : l’Amicale peut gérer ce budget en accord avec les organisateurs et fera des préconisations qu’elle estime pertinentes de mettre en place en fonction des recettes
  • Les assurances liées à la protection des bénévoles