Organisateurs

Organisateurs

vous avez des interrogations liées aux bénévoles et au bénévolat.

Votre présence sur cette page du site n’est pas un hasard : cela signifie que vous avez des interrogations liées aux bénévoles et au bénévolat.

Peu importe votre statut, cette page vous concerne si :

• Vous êtes un organisateur associatif ou une entreprise,
• Vous ayez déjà des bénévoles ou non,
• Votre événement sois récurrent ou ponctuel,
• Vous avez un budget de 1000€ ou de 3 millions €.

Depuis plusieurs années, nous avons rencontré des dizaines de problématiques différentes.

Rassurez-vous, il y a toujours un autre organisateur qui a eu la même question que vous.

Nous les avons regroupées ici.

QUESTIONS FREQUENTES SUR LES BENEVOLES

Vous avez décidé d’organiser un événement pour plusieurs raisons toutes légitimes.
Cette manifestation est cadrée et l’organisation semble se dérouler comme sur des roulettes.

Mais vous savez que vous avez besoin de bénévoles.

Or, les ressources humaines de l’association ou les copains ne suffisent pas à assurer tous les postes.

Vous êtes donc dans l’obligation de faire un appel extérieur de bénévoles, que vous ne connaissez pas et inversement.

Plusieurs solutions s’offrent à vous :

Etape 1 : Revoir le nombre de bénévoles nécessaire

1. Optimiser les missions bénévoles pour connaitre quelle est le nombre minimum de bénévole dont vous avez besoin. Ce sera votre « effectif critique ». En dessous de celui-ci, la manifestation peut être annulée.
2. Rajouter 20% à cet effectif
3. Ce nouveau nombre sera « l’effectif cible » à atteindre.

Etape 2 : Habillez la mariée

1. Ecrivez votre projet, le « pourquoi » de cette manifestation. Les bénévoles aiment savoir que leur engagement contribue à une cause. Se sentir utile est l’un des piliers au bonheur parait-il.
2. Travaillez votre visuel. Une image vaut mille mot et vous n’avez pas l’occasion de faire une deuxième bonne première impression.
3. Ayez un programme bénévole organisé et attrayant pouvant être structuré de la sorte (focus bénévole)
a. Que se passe-t-il avant la manifestation? (formation, la communication, les rassemblements conviviaux, les temps forts de l’organisation, etc.)
b. Comment est organisée la réunion d’accueil? Quand ?
c. Quels avantages les bénévoles peuvent-ils avoir pendant la manifestation ? (salles réservées, réduction, rencontres, animations, etc.)

Etape 3 : Communiquez moins mais mieux

En fonction de la période, de l’effectif cible et du type de votre événement, vous devez orienter l’appel à bénévole vers les bonnes populations.

Par exemple, pour un événement qui a lieu au mois de mai en semaine, pas besoin de communiquer auprès des 16-25 ans, ils seront concentrés sur leurs études.

Si l’événement à lieu en aout, alors l’appel devra être anticipé très longtemps à l’avance (janvier à minima) pour que les personnes puissent organiser leur vacances.

Astuce 1 : rencontrer des groupes de personnes et faire une présentation « physique » reste le mode de recrutement le plus efficace (comme par exemple des associations ciblées, des écoles et universités)

Astuce 2 : appuyez-vous sur le service communication de votre commune ou de votre communauté de communes. C’est en général gratuit et souvent de qualité. De plus leur ciblage reste local. Mais attention, il faut anticiper. Compter deux mois avant publication.

Enfin, ayez à l’esprit que vous n’êtes pas seul ce jour ou ces jours là. Il y a forcément un ou plusieurs autres événements organisés au même moment et ayant la même démarche que vous.

Pour vous différencier, vous savez ce qu’il vous reste à faire 😊

Plus d’information ici :

La Label Qualité Bénévole, pour donner confiance et optimiser sa gestion 
La structuration de l’appel à bénévole par l’Amicale des bénévoles (=> etape 2)

Votre temps est limité. Vous savez que sans bénévoles l’événement ne sera pas le même, voire n’aura pas lieu.
Le nombre de bénévoles que vous avez identifié est conséquent.

C’est à ce moment que vous comprenez que s’occuper de l’organisation ET des bénévoles vous demandera énormément de temps.
Surtout, il est possible que ne sachiez pas du tout où trouver ces bénévoles.

Admettons que vous ayez réussi à en avoir, tout ou partie de l’effectif. Bravo !

Que se passe-t-il maintenant?
Entretenir la motivation de chacun pour éviter qu’il ne se désinscrive. Oui ça arrive.

Un jour, nous avons contacté un bénévole pour lui expliquer son affectation. Il nous a dit qu’il n’avait pas eu de nouvelle pendant une semaine alors pour lui l’événement était annulé… sympa, non?

Lors de l’inscription, précisez quand le bénévoles aura un retour.
Précisez également la fréquence des infos transmises (15 jours maxi) et bien plus régulièrement avant l’événement.

Partagez lui les coulisses de l’événement, l’état d’avancement de l’organisation, les objectifs, l’historique.. c’est en quelque sorte un planning éditorial 🙂

Pour en savoir + sur cette étape :

offre animation de la communauté ADB

Vous avez des bénévoles mais le jour J, toute l’équipe est sur le pont et personne ne se charge vraiment de s’en occuper.

Il arrive en effet que certains événements ne puissent pas avoir le temps d’accueillir tout le monde avec un café, de présenter l’événement, l’équipe, etc.
Cela arrive souvent lorsque les prises de postes diffèrent dans le temps. Par exemple, une première équipe arrive le matin et la seconde l’après-midi.

Quelques solutions s’offrent à vous :
• Dans l’idéal, les bénévoles doivent savoir à qui ils devraient avoir à faire en amont de la manifestation et non pas le jour J.
• Vous pourriez par exemple les inviter en amont à une soirée soit tous ensemble, soit par poste avec leur référent.
• Ça peut aussi prendre la forme d’une formation.
• Ou encore, si ce n’est pas possible de les réunir, la visio conférence peut permettre de créer tout de même un lien.
• Ainsi, le jour J, tout peut aller à mille à l’heure. Vos bénévoles sauront qui est qui et où ils doivent aller.

Pour approfondir, vous pouvez jeter un œil à aux étapes 2 et 3.

Au risque de te décevoir : OUI.
Oui, bien sûr il y a un risque pénal.

Si tu es un organisateur associatif :

Tu as le droit d’avoir des bénévoles. Mais tu dois connaitre quelques limites lorsque tu y fais appel :

Tu dois faire attention à ce que l’activité proposée ne soit pas uniquement commerciale.
Auquel cas, l’activité pourra être assimilée à de la concurrence déloyale aux yeux de l’administration fiscale.

Les missions proposées doivent toujours être attribuées de manière volontaire, non contraintes et non rémunérées bien entendu
La participation du bénévole est toujours volontaire et il peut à tout moment décider d’arrêter sans procédure ou dédommagement.
Enfin, le bénévolat signifie bien évidemment qu’il n’y a aucune rémunération, qu’elle soit en espèce ou en nature, même si le bénévole peut être dédommagé de ses frais de déplacement (défraiement). Rappelons qu’il ne peut y avoir de lien de subordination entre le bénévole et un responsable de l’association.
En complément, l’activité d’un bénévole ne doit pas être confondue avec une prestation de travail : le bénévolat se situe toujours en dehors de l’activité professionnelle. Le bénévole doit donc conserver le temps nécessaire pour son emploi ou sa recherche d’emploi.

Les missions doivent être adaptées aux bénévoles
Certaines fonctions ne peuvent être confiées à des bénévoles car il n’y sont pas autorisées par la loi. Si tu veux les connaitre, jette un œil à la Charte de Déontologie de Label Qualité Bénévole

L’organisateur concerné s’expose à :
• La concurrence déloyale
• Le travail dissimulé
• Le lien de subordination si la mission est trop proche d’une fiche de poste couramment utilisée dans le salariat. Le risque est une requalification en contrat de travail (cela concerne des missions longues essentiellement)

Si tu veux approfondir : https://coulisses.orfeo.pro/emploi-benevoles-ce-quil-faut-savoir/

Si tu es un organisateur non associatif (une société par exemple)

C’est illégal, tout simplement.

Le bénévolat est directement lié au principe de liberté d’association (loi du 1er Juillet 1901). Il a lieu uniquement dans le cadre d’une association ou organisation à but non lucratif.

Pour dire vrai, il est possible très ponctuellement de donner un coup de main à une entreprise mais cela doit être épisodique et mineur dans le volume d’activité (par exemple un coup de main familial sera toléré)

Si tu es un organisateur associatif mais que tu opères de manière conjointe avec une société appartenant au même dirigeant les risques sont les suivants :
• Détournement d’actif
• Conflit d’intérêt

Alors heureux? 🙂

Rassure toi, il y a toujours des solutions pour rentrer dans les clous de la législation. C’est souvent une preuve de bon sens.
Si tu veux gagner du temps, nous te recommandons d’entreprendre une démarche de labellisation (Label Qualité Bénévole).
L’équipe en place accompagne très bien les organisateurs et le coût est minime.

Qui n’a pas vécu cette situation quelque peu stressante?

  • J’ai besoin de bénévoles mais je ne sais pas trop quoi leur demander précisément
  • J’ai déjà des bénévoles mais je n’arrive pas (bien) à les fidéliser d’une édition à l’autre
  • J’ai un budget contraint pour avoir des bénévoles
  • Je ne peux pas tout confier à des bénévoles, je n’ai pas confiance
  • Je suis surchargé-e et je n’arrive pas à déléguer mes tâches importantes à des bénévoles
  • Je ne comprends pas pourquoi les bénévoles me demandent autant de choses avant l’événement

 

La structure organisatrice n’est pas sous forme associative mais j’organise un événement sportif ou culturel à destination du grand public. Puis-je faire appel à des bénévoles?

Je suis certain-e que les bénévoles ne viendront pas si ce n’est pas carré de A à Z

Je ne sais pas si je dois prendre une assurance complémentaire ou pas.
Lorsque le bénévole est adhérent de l’association et qu’il agit dans le cadre des missions de l’association déclarées auprès de l’assurance, nul besoin de faire une nouvelle déclaration particulière. Cependant, il faut faire attention lorsque le bénévole n’est pas adhérent ou lorsque les missions du bénévole dépassent le cadre de l’activité « normale » de l’association : il est alors nécessaire de prendre contact avec votre assureur pour envisager la couverture de ces activités.

A vouloir attirer avec un produit ou un service va forcément mettre l’organisateur dans une situation difficile face au bénévole : pas assez, trop petit, trop grand, moins que l’année dernière, toujours pareil, etc.

D’ailleurs, à aucun moment une mission promue par l’Amicale ne donne les informations sur la dotation.